- De afgelopen twee jaar zijn de grenzen tussen werk en privé sterk vervaagd, wat voor veel werknemers extra werkstress met zich meebrengt
- Slimme doelen stellen en de werkprocessen verduidelijken kan de werkdag verlichten
- 3 tips voor managers om een betere werk-privébalans te creëren in 2022 en daarna
Sinds we veelvuldig thuiswerken zijn de werkdagen langer geworden, hebben we nog meer het gevoel altijd bereikbaar te moeten zijn, is het soms heel onduidelijk hoe de werkprocessen precies verlopen en is het lastiger om ’s avonds ons werk los te laten. Want de laptop met alle werkdocumenten ligt altijd binnen handbereik.
Steeds meer werknemers willen niet langer zo leven en zeggen vrijwillig hun baan op. In de Verenigde Staten waren dat er in de eerste helft van 2021 al 11 miljoen. Ook in West-Europa willen werknemers niet meer dat hun leven in het teken staat van hun werk. Economen noemen deze beweging The Great Resignation.
Toch hoef je echt niet meteen drastisch je leven om te gooien en je baan op te zeggen of je bedrijf te verkopen als je minder werkstress wilt. Gelukkig kun je ook met een aantal aanpassingen een betere werk-privébalans voor jezelf en je team creëren.
1. Zorg dat de processen helder zijn
Uit een onderzoek van het werkbeheerplatform Asana, genaamd The Anatomy of Work Index 2021, blijkt dat werknemers 60% van hun werkdag besteden aan ‘werk over werk’. Dit zijn taken zoals: communiceren over werk, zoeken naar informatie, het beheren van projecten en het checken wat de status van projecten zijn. Voor dit onderzoek werden werkwijzen van 13.000 kenniswerkers uit acht landen wereldwijd geanalyseerd.
De oorzaak van die omslachtige werkwijze: inefficiënte processen. Als het proces niet helder is en mensen niet weten wie wat wanneer doet, verzanden werknemers in eindeloze e-mails, spreadsheets en vergaderingen om de status van een project te checken. Voor veel bedrijven is dit misschien de norm, maar het leidt tot flink wat frustraties en verloren tijd.
Daarom is het belangrijk dat projecten goed gecoördineerd worden. Om de coördinatie te verbeteren, moet iedereen toegang hebben tot alle informatie die ze nodig hebben, ongeacht waar ze werken. Een platform voor werkbeheer kan dit mogelijk maken. Als dé enige bron waar alles samenkomt, kunnen werknemers alles vinden wat ze nodig hebben op één plek. Denk aan documenten deadlines, rollen en verantwoordelijkheden. Het maakt voor iedereen duidelijk wat zijn rol is, zijn verantwoordelijkheden en deadlines. Wanneer alle processen en informatie centraal te vinden is, kan iedereen zijn werk en tijd effectiever beheren.
2. Stel slimme doelen
Succesvolle bedrijven hebben een duidelijke visie op wat ze bijdragen aan de wereld, en waarom. Dit is van cruciaal belang voor het aantrekken en behouden van talent, omdat mensen deel willen uitmaken van organisaties die werk doen waar ze gepassioneerd over zijn. Goede leiders erkennen dit en begrijpen dat medewerkers het meest betrokken zijn wanneer hun inspanningen direct bijdragen aan het doel van het bedrijf. Wanneer je team duidelijkheid heeft over de bedrijfsdoelen en weet wat prioriteit heeft, is de kans op gemotiveerde werknemers daarom groter.
Om de intrinsieke motivatie van werknemers te bevorderen is het dus belangrijk om heldere doelen te stellen, die bijdragen aan de bedrijfsmissie. Help werknemers ook om zelf doelstellingen creëren die bijdragen aan het grotere doel. Een werkbeheerplatform gebruiken is handig: het geeft je de mogelijkheid om doelen te stellen zodat iedereen direct ziet hoe zijn doelen bijdragen aan de bedrijfsmissie.
Tip: formuleer doelen SMART. Dat staat voor: specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch en tijdgebonden. Doelen op deze manier formuleren helpt je om controleerbare en haalbare doelen te stellen. Je weet bovendien of de doelen gehaald zijn en wanneer ze gehaald zijn. Geen vage en verwarrende plannen meer, die alleen maar voor onduidelijkheid en stress zorgen.
3. Schakel minder tussen apps
Uit het onderzoek van Asana blijkt dat mensen gemiddeld 25 keer per dag tussen tien verschillende apps schakelen om hun werk te doen. Om ondanks het werken op afstand toch met collega’s in contact te blijven, wordt er namelijk veelvuldig gebruik gemaakt van chatprogramma’s en videovergaderingen. Terwijl ook e-mail, Whatsapp en de goede oude telefoon hun aandacht vragen.
Meer dan een kwart van de ondervraagden (27 procent) zegt dat door dat dit schakelen berichten worden gemist, waardoor werk soms dubbel wordt gedaan. 26 procent zegt dat ze door deze manier van werken minder productief zijn. Ook hebben ze meer moeite met prioriteiten stellen in hun werk, doordat ze e-mails, chatberichten, documenten, spreadsheets en meer moeten doorzoeken om erachter te komen wat er speelt. Onvermijdelijk leidt deze tijdverspilling tot ontevredenheid, een lager moreel en ontevreden teams. Het is duidelijk dat er iets moet veranderen om het werk aangenamer en productiever te maken.
Gebruik maken van een werkbeheerplatform, zoals Asana, kan werknemers daarom een hoop stress besparen. Ze brengen teams op één plek samen. Teams kunnen zo gemakkelijk werk binnen de organisatie coördineren, zodat er niets tussen wal en schip valt. Of simpel processen opschalen naarmate projecten groeien en zelfs tools van derden integreren, zodat ze minder tijd kwijt zijn aan het schakelen tussen apps. Zo komt werk naar hen toe, wordt afleiding weggenomen en blijft er meer tijd over voor strategisch – en dankbaar – werk.
Door alle belangrijke informatie, zoals documenten, deadlines en doelen op één plek te bewaren, is schakelen tussen apps niet meer nodig. Zo kunnen teams zich concentreren op wat het belangrijkst is.
4. Heldere processen, slimme doelen en alles op één plek
Met behulp van werkbeheerplatformen kunnen leiders ervoor zorgen dat hun teams duidelijkheid hebben over hun prioriteiten en daarnaar kunnen handelen. Door doelen te stellen en te monitoren, kunnen werknemers hun dagelijkse werk koppelen aan de missies van hun werkgever en zicht krijgen op de bijdrage die ze leveren. Door alles op één plek samen te brengen, hoeft er minder tijd te worden besteed aan het zoeken van informatie diep weggestopt in e-mails of apps.
Met duidelijkheid over doelen en processen, meer tijd om te focussen op zinvol werk en minder tijd verspild aan vergaderingen, kunnen jij en je team resultaten behalen én aan het einde van de dag met een gerust hart je laptop dichtklappen.
Meer weten over hoe werkbeheer jouw manier van werken kan transformeren? Bekijk Asana’s Anatomy of Work Index 2021 en ontdek nog meer over hoe bedrijven, teams en individuen het komende jaar kunnen floreren.